Le flex office est une organisation dans laquelle les salariés n'ont plus de poste attitré : chacun s'installe sur un poste libre, range ses affaires dans un casier, et l'entreprise prévoit moins de postes que de personnes. Il ne tient que s'il suit la présence réellement mesurée.
Le principe du flex office et ce qui le distingue de l'open space
Le flex office, ou bureau partagé, détache la personne du poste de travail. Un open space attribue encore une place à chacun, alors qu'en flex office aucune place n'appartient à personne, que l'espace soit ouvert ou cloisonné. Le modèle répond à un constat simple : avec le travail hybride, une partie des postes reste vide chaque jour.
Les chiffres publics donnent l'ordre de grandeur de ce vide. D'après l'Insee, au premier semestre 2024, 22 % des salariés du secteur privé avaient télétravaillé au moins une fois dans le mois, à raison de 1,9 jour par semaine en moyenne pour ceux qui le pratiquent, et près des deux tiers des cadres étaient concernés. La présence varie donc beaucoup selon les métiers et les jours.
Le flex office lui-même reste mal mesuré par la statistique publique. Un baromètre professionnel repris par l'INRS l'estimait à 14 % des salariés de bureau en 2019, avant la généralisation du télétravail : ce chiffre ancien ne décrit pas la situation actuelle. Pour la disposition des postes eux-mêmes, les principes d'aménagement d'un open space restent valables.
Calculer le taux de partage des postes à partir de la présence mesurée
Le taux de partage rapporte le nombre de postes au nombre de personnes qui les utilisent. Aucun organisme public ne publie de ratio de référence : les « sept postes pour dix salariés » qui circulent n'ont pas de méthode connue. Le bon chiffre se construit à partir des données de l'entreprise.
- Mesurer la présence réelle pendant plusieurs semaines, jour par jour et équipe par équipe (badges, comptages, réservations de salles).
- Repérer les jours de pointe plutôt que la moyenne : beaucoup d'équipes se retrouvent les mêmes jours.
- Croiser avec les règles de télétravail en vigueur, les congés et les déplacements habituels.
- Ajouter une marge pour les journées collectives, les recrutements prévus et les visiteurs.
- Réserver des postes attribués aux fonctions qui l'exigent : accueil, poste équipé d'un matériel spécifique, aménagement lié à une situation de handicap.
Prenons une équipe de quarante personnes dont la présence, suivie pendant deux mois, culmine à trente le mardi et le jeudi. Dimensionner sur ce pic, avec une petite marge, évite les matins sans place que provoquerait un calcul sur la moyenne de la semaine. Chaque poste partagé garde par ailleurs les mêmes exigences d'espace qu'un poste fixe, selon les repères de surface de bureau par salarié.
Casiers, rangements et règle du bureau vide
Sans poste attitré, les effets personnels et les dossiers ont besoin d'un autre point d'ancrage : le casier individuel. Il se compte par personne et non par poste, puisque tout le monde doit pouvoir y déposer ses affaires, présent ou non. Un format qui accepte un sac d'ordinateur, un casque et quelques dossiers suffit à la plupart des fonctions administratives.
L'emplacement compte autant que le volume. Des casiers regroupés près de l'entrée de chaque zone d'équipe limitent les allers-retours et donnent un repère quotidien. Une fermeture à code ou par badge évite la gestion des clés, souvent perdues dans les organisations partagées.
La règle du bureau vide accompagne le casier : en fin de journée, le poste est rendu libre de tout document et de tout objet. Elle suppose de réduire le papier avant le déménagement, dossier par dossier, et de prévoir des rangements de bureau partagés pour les archives d'équipe que personne ne veut stocker dans son casier.
Outils de réservation et équipement identique des postes partagés
Un outil de réservation de postes n'est pas indispensable pour une petite équipe : une règle par zone, connue de tous, suffit souvent. Au-delà de quelques dizaines de personnes, une application qui affiche les places libres et permet de réserver un poste ou une salle évite les tensions des jours chargés. Ses statistiques d'occupation servent aussi à ajuster le nombre de postes après quelques mois.
Le partage impose que chaque poste offre le même équipement, sans quoi tout le monde se dispute les mieux dotés. Pour un ordinateur portable, l'INRS recommande une station d'accueil reliée à un écran, un clavier et une souris externes. Le siège doit se régler en quelques gestes, puisque l'utilisateur change souvent d'un jour à l'autre, et l'écran doit pouvoir monter ou descendre facilement.
Les limites du flex office relevées par l'INRS
Le flex office présente des risques que l'INRS décrit sans détour dans son dossier sur l'aménagement de bureaux. Le premier est la dépossession de son espace de travail : ne plus avoir de place à soi peut peser sur le sentiment d'appartenance. Le deuxième concerne les nouveaux arrivants, qui s'intègrent plus difficilement quand les postes ne sont pas attribués.
L'institut souligne aussi que le flex office et le partage des bureaux ne correspondent ni aux repères habituels de conception des espaces tertiaires, ni aux repères habituels de prévention. Il recommande donc d'évaluer l'usage après l'installation et d'ajuster l'aménagement.
Une autre limite tient au bruit. Les journées au bureau se remplissent d'appels et de visioconférences, et un plateau partagé sans espaces fermés devient vite difficile pour la concentration. Des cabines acoustiques pour les appels et quelques petites salles absorbent ces usages sans immobiliser de grandes surfaces.
Conditions de réussite d'un projet de bureaux partagés
Un passage au flex office réussit quand il part du travail réel et non d'un objectif de surface. Les équipes qui ont besoin de travailler ensemble gagnent à disposer d'une zone d'équipe, un quartier du plateau où elles se retrouvent, même sans poste nominatif. Les managers qui s'appliquent la même règle que leurs équipes rendent le dispositif plus crédible.
Associer les salariés et leurs représentants dès le diagnostic permet de repérer les métiers pour lesquels le partage ne convient pas. Une zone pilote de quelques semaines, suivie d'un bilan, coûte peu et évite de généraliser une erreur. Une charte d'usage courte fixe les règles : réservation, bureau vide, appels, durée maximale d'occupation d'une salle.
Ces éléments trouvent naturellement leur place dans le cahier des charges d'aménagement remis aux prestataires, avec les données de présence mesurées. Les autres choix d'organisation de l'espace sont détaillés dans la rubrique aménagement des bureaux.
Taux de partage, casiers, nouveaux arrivants : les points qui inquiètent avant le flex office
- Quel taux de partage retenir pour des bureaux en flex office ?
- Le taux se calcule à partir de la présence mesurée dans l'entreprise, jamais à partir d'un ratio générique. Aucun organisme public ne publie de valeur de référence. Le dimensionnement se fait sur les jours de pointe, avec une marge, puis s'ajuste après quelques mois d'usage.
- Le flex office permet-il de réduire la surface louée ?
- Il le permet lorsque la présence reste durablement inférieure à l'effectif. Une partie de la surface libérée est toutefois souvent réaffectée à des salles de réunion, des espaces d'appel et des zones de collaboration. L'économie nette dépend donc du programme retenu.
- Faut-il garder des postes attribués ?
- Certaines fonctions en ont besoin : accueil, poste à équipement spécifique, aménagement prescrit pour une situation de handicap. Les conserver évite de fragiliser ces salariés et ne remet pas en cause le principe du partage pour les autres.
- Comment accueillir un nouvel arrivant en flex office ?
- Un rattachement clair à une zone d'équipe et un référent pour les premières semaines facilitent l'intégration. L'INRS signale ce point comme une difficulté propre aux postes non attribués. Certaines entreprises réservent une place fixe au nouvel arrivant pendant sa période d'accueil.
Sources : INRS, Travail & Sécurité n° 825, dossier « L'aménagement de bureaux » (avril 2021) ; Insee, Insee Analyses n° 105, « Télétravail et présentiel : le travail hybride, une pratique désormais ancrée dans les entreprises » (mars 2025) ; INRS, « Travail sur écran : prévention des risques » (juin 2025).